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2ページ目|後編 結論を出す会議にするために|スマートな会議で業務効率化! ビジネスを前に進める「会議術」|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、Dunyaturuソリューションズをご利用ください。

後編 結論を出す会議にするために
後編 結論を出す会議にするために

ポイント7 踊る会議をコントロールする

沈黙が流れる会議ほど気まずいものはない。しかし、逆に議論があっちへ飛びこっちへ飛び、会議が踊ってしまうのも始末が悪い。「シールを集めさせると売り上げが伸びる」、「いや、それは大掛かりになり過ぎる」、「いやいや、決して悪くない。実績があるし…」、「今回は斬新なアイデアが必要だ」、「コンテストを開催するのはどう?」などと、さまざまな意見が飛び交う。そのうちに、「シール集めは子どもっぽい」、「子どもっぽいって、どういうことか」、「シール集めは子どものやることですよ」などと感情的な対立に発展する。それこそ子どものケンカになってしまう。

会議が踊り出したら手に負えなくなる。そんな時に議論を傍観していてはいけない。あなたは議論に割って入って、意見の対立している双方と会議の「目的」や「目標」を再度確認すべきだ。たとえば、「ちょっと待ってください。そもそもこの会議の目的と目標は…」とか、「みなさんに話し合っていただく議論の切り口は…」などと。そうすれば、軌道修正することができる。

さらにやっかいなのは、議論が感情的な対立になった時だ。あなたがいくら「冷静に!」と言っても、一旦火がつくと止まらない。「これで冷静になれという方が無理だっ」とさらに激昂する。そんな時は、意見はそれぞれの立場からの発言であることを思い出させることだ。たとえば、「現場の意見と管理部門の意見は異なって当然です。それぞれの思いはよくわかりました」と立場の違いに理解を示す。そして、「そもそもこの議論の目的はですね…」と、議論を巻き戻して再スタートさせる。それでも感情がおさまらない時は、最終手段として「クールダウンするためのブレイクをとりましょう」と、一旦、議論を打ち切るという方法がある。

ポイント8 長い会議を切り上げる

非生産的会議の典型的な特徴は、結論が出せずにダラダラ続くことだ。そもそも会議が長いのは、終了時刻を決めずに始めるからだ。よくある話だが、アジェンダには「10:00~」と記載されているだけ。もし、あなたが開催者なら会議の所要時間を見積もって終了時刻を明記する。そして、会議の冒頭で「本日は12:00に終了します」と宣言する。宣言した手前、遅れるわけにはいかない。そうすれば、時間内に収めようと全員が協力してくれる。もし、あなたが参加者であれば会議の冒頭で、主催者に「この会議は何時まで予定されていますか?」と尋ねるべきだ。終了時刻を決めてから会議を始めよう。

非生産的会議の特徴をもう一つあげるなら、それは、特定の参加者の発言が長いこと。「…ですが、…ということもあり、…と言われていますが、…だからですねえ」などと、だらだらと長い話が続く。「。」をつけて話を短く区切ると、その隙に他の参加者に発言を差し挟まれてしまうからだろう。もし、延々と話が続くようだったら、発言の途中で「ちょっと、よろしいですか。おっしゃりたいことは…ですね」と発言内容を要約して、「この発言にどなたか反対の意見はありませんか」と他の参加者にチャンスを与える。メリハリ良くスマートに議論を進めよう。

会議を定刻通りに終えるために、タイム・キーパーを置き、経過時間や残り時間を知らせる
タイム・キーパーを置いて時間管理を

効率的な議論を行い、会議を定刻通りに終える。それを実現するためのとっておきの方法がある。それは、タイム・キーパーを置いて、経過時間と残り時間を参加者全員に知らせることだ。「開始から45分経過しました」とか、「残り30分です。2つ議題が残っています」とか、「タイムアップです」などと。そうすれば、否が応でも参加者は定刻終了に協力的になる。

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