4ページ目|第2回 箇条書きは図解しろ|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、Dunyaturuソリューションズをご利用ください。

読解力・表現力養成講座

箇条書きは図解しろ

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ここまでで「全体像をイメージさせる」図解の威力を実感できたことと思いますが、そうは言っても箇条書きから図解を起こすのは慣れないと難しいようです。今回の事例に沿って、そのためにどんなポイントがあるかを簡単に書いておきましょう。

ここまでで「全体像をイメージさせる」図解の威力を実感できたことと思いますが、そうは言っても箇条書きから図解を起こすのは慣れないと難しいようです。今回の事例に沿って、そのためにどんなポイントがあるかを簡単に書いておきましょう。

情報を減らせ

図1では「8原則」だったところを、「3原則」まで減らしてからその先の作業を進めました。実は8項目もある箇条書きでは、2つか3つに分割したほうがいいケースが多いのです。箇条書きというのは何しろ「思いついたものを片っぱしから、安易に」書けてしまうものなので、途中で話題が変わってしまっていることがよくあります。そこで、まずは情報を減らします。

情報を増やせ

減らせと言ったり増やせと言ったり忙しいですが、減らしたうえで、その残ったものに関する詳細な情報を補ってください。通常、箇条書きではこれが書かれていない場合が多いのです。箇条書きの項目相互の関連を知るためには必要な情報です。

キーワードを付箋紙に書き出せ

単語、または単語に近い短い文を付箋紙に書き出します。「付箋紙に書き出す」というのは非常に重要なポイントです。理由は、手軽にホイホイと並べ替えられるという操作性の良さです。しかも一般的なパソコンの画面よりもはるかに広いスペースで考えることができます。今回の事例のように簡単なことを考える場合には、たとえばパソコンでプレゼンテーションツールなどを使っていきなり図を書いてもいいのですが、ちょっと複雑になってくると付箋紙は手放せません。常時、付箋紙を数十枚単位で手元に用意しておくとよいでしょう。

関連づけて並べ替えろ

手軽にホイホイ並べ替えられるという付箋紙の特性を活かして、「関連するキーワードがつながるように」考えながら並べ替えます。ここで「つながる」というのはどういうことかというと、結局のところ、「一直線に並べて意味のある順番を考える」ということです。図5がそのサンプルです。

図5:関連づけて並べ替えろ
図5:関連づけて並び替えろ
 
図5:関連づけて並べ替えろ

図5は図3を作る前の途中経過です。「顧客~人々~リーダーシップ」という横の並びと、「組織~目的~人々~活動」という縦の並びがあります。こういう一直線の並びをいくつか見つければ、それで自然に図解になっているのが普通です。複雑なものになるとタテとヨコの並びがいくつか錯綜してきますが、基本は「一直線の並び」です。ですから、いきなり全体像を考えるよりも、「どれとどれが一直線に並ぶか?」を考えるのが効果的です。

3枚一組で考えろ

そして実はその「一直線」を考えるときに有効なのが、まずは「3枚一組」で考えるという方法です。「一直線」を作るために必要な最小枚数が3枚ですので、まずはつながりそうな3枚を選んで、その順番を考えます。順番がすぐに決まることもありますが、考え方によって何種類も案が出てくることもあって、意外に単純ではありません。ただ、そうして特定の部分に絞って考えているうちにだんだん理解が深まりますし、3枚決まれば後はそれを基準にしてその周辺に残りの付箋紙を並べていきやすくなります。まずは、最初の一組になる3枚を見つけるのが先決です。

以上、ざっとこのような作業が図1から図3の間の途中経過にあったわけですね。

こうして「箇条書き」を「図解」にすることで、表現力は飛躍的に向上します。みなさんも、ぜひ今日この瞬間から、「安易な箇条書き」をやめて「全体像を伝える図解の威力」を駆使していってください。

筆者プロフィール

文=開米瑞浩
IT技術者として12年間ソフトウェア開発、運用管理、教育業務を行う。論理的な関係を文章ではなく図によって表現する技術に高校時代から興味を持ち、IT技術者経験を通じてさらにそのノウハウを蓄積。2002年よりIT技術者専門誌に「図解の技術」の連載を行い、好評を得る。その他雑誌寄稿多数、著書にがある。2003年、合資会社アイデアクラフトを設立、同社代表として説明力・要約力・図解力などのテーマで研修事業を展開中。

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