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CHAPTER 5 パソコンを整理整頓しよう|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、Dunyaturuソリューションズをご利用ください。

仕事がはかどる オフィスで役立つ整理整頓術仕事がはかどる オフィスで役立つ整理整頓術

Chapter05パソコンを整理整頓しよう

オフィスにある物の中でも、大部分を占める書類。このページでは、書類の保管・保存の仕方やファイリングのコツなど、書類の整理整頓について詳しく解説します。

デスクトップ上のフォルダは3列以内に

デスクの上はきれいでも、パソコンを開くと、デスクトップがグチャグチャ……という人は多いようです。

デスクトップにフォルダやファイルがいっぱいに並んでいるのは、言わば仕事道具がすべて机の上に出ている状態で、効率がよくないですし、お客様や上司に見られたときに「整理のできない人」という印象を与えます。

デスクトップ上のフォルダは「3列以内」を目安に、できるだけスッキリと整理整頓することをオススメします。

デスクトップに置いていても意外と使わないのが、ショートカット。要らないショートカットを削除するだけでも、かなりスッキリします。

必要なファイルは3クリック内で見つけられるところに置く

パソコンを使った作業中に、必要なファイルがなかなか見つからない……という悩みもよく聞きます。

ファイルをスムーズに探すためには、よく使うファイルは、3クリック以内で見つけられる、フォルダの階層の浅いところに置いておくのが原則です。それ以上階層の深いところに置くと、時間もかかりますし、何より探すのがストレスになります。

ファイル名は、日付を頭に付けると検索しやすい

ファイル名は、日本語で付けると漢字やカナが入り交じり、うまく整列せずグチャグチャになってしまいます。

そこでオススメなのは、たとえば「20110707整理整頓」と言うように、日付を頭につけておく方法です。こうすれば、検索もしやすいですし、フォルダ内でファイルが日付順にズラリと並んで、見た目がスッキリします。

「削除候補」フォルダを作ると、データの削除がスムーズに

パソコンで資料を作成していると、完成までにいくつものバージョンのファイルができてしまい、どれが最新版か分からなくなることがあります。ときには間違ってお客様に古いファイルを送ってしまうことも。

こうしたミスを避けるためにも、要らなくなった古いファイルはこまめに削除する必要があります。

とは言え、どんどん削除していると、うっかり必要なファイルを削除してしまう可能性も。そこでオススメしたいのが、ゴミ箱に入れる前の「削除候補」フォルダを作っておくという対策。

ここに削除したいファイルをいったん入れておき、定期的に見直してとっておくファイルと本当にゴミ箱行きにするファイルに分けてから削除すれば、必要なファイルを消してしまうことはなくなるはずです。

あなたはどのタイプ? 「片付け度テスト」をやってみよう

整理整頓をする際のクセや傾向は、人によってさまざま。下のテストで、自分がどんなタイプか診断してみましょう。

※『超・オフィス整理術 仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか』(マガジンハウス)より

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小松 易 先生
小松 易 先生
yasushi komatsu
プロフィール
株式会社フジタ退社後の2005年9月、片付けられない人、片付けがちょっと苦手な人、自分の部屋を片付けたら人生スッキリするって分かっているのになかなか始められない人向けに、個人カウンセリング&コーチングを提供する片付けコンサルティング「スッキリ・ラボ」として銀座で開業。現在は、個人・企業向けに「片付け 」のコンサルティング・セミナー活動を行う。著書に、、などがある。
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タカハシ写真

生徒のタカハシです。要らないものはどんどん捨てるタイプなので、デスク回りは比較的スッキリしていますが、より効率的で仕事がしやすい収納方法が知りたいです。

本記事の内容は公開当時のものです。本コラムに関するご意見等ございましたら、Dunyaturuソリューションズまでお問い合わせください。

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