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CHAPTER 3 LESSON1 相手を不快な気持ちにさせず、話を切り上げる方法は?|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、Dunyaturuソリューションズをご利用ください。

 取引先や上司・部下と上手に会話する!アサーティブ・トレーニング 取引先や上司・部下と上手に会話する!アサーティブ・トレーニング

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Chapter03LESSON1 相手を不快な気持ちにさせず、話を切り上げる方法は?

次の約束があるのに、取引先との打ち合わせが長引いてしまい、 なかなか切り上げられないことがよくあります。
どうすれば相手を不快な気持ちにさせずに、上手に話を切り上げることができますか。

POINT1 言いたいことを率直に伝える
言いたいことを率直に伝える

言いたいことを率直に伝えるのが一番です。「私はもっとお話ししたいのですが」などというクッション言葉も不要。相手から「じゃあ、話そうよ」と言われたら断りづらくなります。

また、言い方にも注意してください。下手に出るわけでもなく、上から高圧的に言うのでもなく、堂々と率直に伝えればいいのです。自信なさそうに言えば相手にメッセージが伝わりませんし、高圧的に言えば反発を招きます。人は思った以上に声のトーンに敏感です。高圧的にならずに、堂々と自信をもって言えば、相手はあなたの主張に耳を傾けてくれるでしょう。

では、アサーティブな断り方と、トラブルを引き起こしがちな断り方の例を、コミュニケーションパターン別で見てみましょう。

アサーティブな断り方

「そろそろ1時間経ったので、今日はここで終わりにしましょう」
と率直に堂々と述べる。

コミュニケーションパターン別のNG例

■攻撃的ドッカンタイプ

「なんでみなさん、そんなにだらだらと話を続けるんですか!」と相手に一方的に感情を相手にぶつける。

■受け身的オロロタイプ

「あの~、すいません、そろそろ時間なのですが……」とビクビクしながら言う。

■作為的ネッチータイプ

口では何も言わず、ペンを机にトントンと打ち付けていら立ちを表現したり、資料を片付け始めたりして、急いでいるということを暗にアピールする。

POINT2 代替案を提案する
POINT2 代替案を提案する

打ち合わせを途中で切り上げて、その続きはどうするかという提案もセットにして伝えましょう。大切なのは「切り上げたい」という意思を一方的に押し通すことではなく、相手の気持ちに配慮しながら、妥協点を見つけるようにすることです。

12時になりましたね。

事実をそのまま描写します。この時、「もう12時ですよ」「12時になってしまいました」 など感情を入れないようにしましょう。
実は私、次に約束があって、
そろそろ向かわなくてはなりません。

へりくだったり、高圧的になったりせず、 率直に言いたいことを堂々と伝えます。

代替案を提案します。

 先生からのアドバイス

アサーティブな人は、早め早めに手を打っておく
打ち合わせの後に次の予定がある場合は、なるべく早めに相手に伝えておきましょう。

打ち合わせの前に、「今日はこの後予定がありますので、12時になったら切り上げさせてください」と言っておけば、相手もそのつもりで打ち合わせに臨んでくれますし、時間が来たら「そろそろ12時になりますので、ここで終わりにさせていただきます」と言いやすくなり、スムーズに切り上げられます。

Column アサーティブな態度と振る舞いとは

1.言葉だけではなく、振る舞いをアサーティブにしましょう

どんな言葉を使うか、どんな順番で言うかというだけに捉われず、態度や表情、声のトーンなど、振る舞いをアサーティブにすることも大切です。

2.アサーティブに伝えるために意識したい基本的な振る舞いとは?

・主張したいことはなるべく堂々と、自信をもった態度で伝える
・居丈高でも卑屈でもなく、対等な姿勢で向かい合う
・相手の顔を見ながら落ち着いた態度で伝える
・誠意をもって、気持ちに合った言葉を選ぶ

アサーティブな態度と振る舞いとは

3.言葉と態度を一致させることでメッセージが明確に伝わる

言葉と表情、態度が一致していることで、自分の伝えたいことがよりいっそう明確になります。
実は、メッセージが相手に伝わらないのは、言葉と振る舞いが合致していないケースがほとんど。

例えば、「絶対大丈夫だから、安心して私に任せてください」と、不安げに目を伏せて言ったら、相手は不安な態度のほうに注目し、「本当に大丈夫?」と思うはずです。
この場合、大丈夫だということを伝えたければ、自信をもった態度で、相手の目を見ながら、はっきりした口調で伝えます。

また、女性や若い人に多いのですが、相手を注意する時や、相手の申し出を断る時にニコニコ笑ってはいけません。言いづらいことを言う時、「私のことを嫌わないで」という気持ちから、無意識のうちに笑ってしまうことがありますが、そうした態度は相手から軽く見られる原因にもなります。

それに、気を遣って、申し訳なさそうにニコッと笑みを浮かべながら「今度から気を付けてね」などと注意しても、相手にはその事の重大さは伝わりません。

だからといって、注意する時に相手を怒鳴ったり、説教口調になったりするのもNGです。この場合は、真剣な表情で相手をしっかりと見据え、落ち着いた低めのトーンの声ではっきりと伝えましょう。

言葉と態度を一致させることでメッセージが明確に伝わる

目……相手と目線の高さを合わせる。見上げると卑屈な印象に、見下ろすと尊大な印象になるので注意。   表情……真剣な話の時や断りたい時は真剣な表情にするなど、伝えたいメッセージと表情を一致させること。      また、相手の気持ちを引き出したい時は笑顔で。   声……声の高低、速度は話の内容に合ったものにする。   姿勢……立っている時も、座っている時も背筋を伸ばし、肩の力を抜いてリラックス。姿勢が堂々としてい     ると自然に自信も出てくる。   距離と位置……話の内容や相手に合わせて距離や立ち位置を工夫する。率直なアプローチをしたい時は          正面に、相手を委縮させたくない時は90度くらいの角度にすると良い。

4.無意識なクセにも要注意!

無意識に出てしまうクセであっても、相手は本当に伝えたいメッセージよりも、そのクセの印象であなたのことが判断されることもあります。例えば、腕を組んで話を聞く人がいますが、腕を組むのは防御的な態度なので、相手の本音を聞きだしたいと思って話をしていても、相手は警戒してなかなか本音を出してこないかもしれません。

自分では気付けないことなので、周りの人に気が付いたら注意してもらうよう頼んでおきましょう。

次ページは「何度言ってもミスを繰り返す部下への注意の仕方」についてトレーニングしましょう。

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