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Chapter 2 時間をコントロールする能力を身につける|システム構築やトータルソリューションをお探しなら、Dunyaturuソリューションズをご利用ください。

ビジネスマン必見! 一歩先行く仕事術35ビジネスマン必見! 一歩先行く仕事術35

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Chapter02時間をコントロールする能力を身につける

仕事ができる人とできない人、ビジネスの場で成功する人と失敗する人を分けるのは、実は毎日のちょっとした積み重ねの差なのです。

では、どういう努力を重ねれば、ビジネスの場で人より一歩先を行くことができるのでしょうか? 経営コンサルタントとして活躍する小宮氏に、「なれる最高の自分」になるための35の具体的な仕事術を教えていただきます。

最初は、「時間力」を身につけるための方法です。「時間力」とは、時間をコントロールする能力と、時間を有効利用する習慣のこと。仕事の評価は、どれだけ働いているかではなく、どれだけ質の高いアウトプットを出したかで決まります。

時速50キロで4時間走るより、時速150キロで2時間走ったほうが遠くにいけるのと同じように、「時間力」を磨いて、短時間で質の高いアウトプットができるようになりましょう。

自分の調子のいい時間帯を知る

自分の調子のいい時間帯を知る

だれにでも、やる気がある調子のいい時間帯があります。まず、自分のもっともパフォーマンスの上がる時間帯がいつなのかを把握することです。そして、その時間帯を最大活用するため、他人に邪魔されたり、本来、調子のいい時間にするべきでない仕事に邪魔されたりしないようにしなければいけません。

例えば調子の良い時間が朝という人の場合、7時過ぎには会社に着くようにしてみてはいかがでしょうか。来客もないし、電話もかかってこないので、仕事に集中できるのです。

本来やるべきでない仕事に邪魔されないためには、準備がものをいいます。仕事ができない人の特徴に、「取り掛かりが遅い」というのがありますが、準備をしておけばそれも解決できます。

たとえば、机の上をきれいにしておくとか、前の日から必要な資料をそろえて机の上に置いておきすぐに取り掛かれるようにしておく、込み入ったメールを書くときはパソコンの前に座る前にあらかた書く内容を考えておくなど。調子のいい時間帯を最大活用するための段取りを習慣づけることが大切です。

そして、調子のいい時間帯には、もっとも創造的な仕事や、比較的難しいインプットを全部やってしまいましょう。

朝の時間帯は、来客もないし、電話もかかってこないので、仕事に集中できる

その日のto do リストは会社に着く前に考える

その日のto do リストは会社に着く前に考える

その日にやることはto doリストに書き出しましょう。1日にやるべき範囲と時間配分が分かり、忙しいなかにも心に余裕ができます。

小さなメモ用紙に、スケジュールに入っている以外のこと(電話する、メールする、企画を練るなど)で思いつくことをすべて書き出してください。

そのときのコツは、会社に着く前に考えるということです。通勤電車の中やオフィスまで歩く道すがらでも、前日の夜でも良いでしょう。そしてオフィスに着いたらto doリストをさっと完成させます。

メールのチェックをして、返信の内容に時間がかかりそうなものがあれば、その返信も含めてリストに書き加えます。これなら1分もあればリストができます。

その日のスケジュールと併せて考えれば、自分が使える時間とやるべきことが明確に把握できるので、自分が時間をコントロールしているという感覚が持てるようになり、リストを作るのと作らないのとでは効率が大きく違います。

to do リストは、通勤中の細切れ時間に事前に考えておき、
会社に到着したらそれを書き出すだけにする

メールと電話、打ち合わせを使い分ける

メールと電話、打ち合わせを使い分ける

メール処理のやり方次第で仕事の効率は大きく変わってきます。簡単なメールはその場で返信するのが基本ですが、仕事ができる人はメールと電話、面談を上手に使い分けます。

メールは「文章」なので意味を伝えるのには最適ですが「意識」はなかなか伝わりません。
また、「意識」が共有できなければ「意味」は十分に伝わらないというのも事実です。

だから、初対面の相手や付き合いの浅い相手には必死になって長文メールを送るよりも、意識を伝えるために直接会ったり、そうでなくても電話で話すほうが、効率的な場合があるのです。

もちろん、メールが有効な場合もあります。面談や電話では直接感情が出てしまいますが、メールなら感情を隠すことができます。感情的な文面になってしまっても、すぐに送らなければ後から見直して書き直すこともできるのです。また、話し言葉は相手により受け止め方が変わることもありますが、メールだと正確に伝わりやすいのです。

初対面の相手や付き合いの浅い相手は、メールではなく直接会ったり、
電話で話すほうが、効率的

月間目標を立てる

月間目標を立てる

年の初めや、年度始めに1年間の目標を立てるという人はいても、忙しい日々の生活に埋没し、それらが達成できることはほとんどありません。忘れないためには月間目標が有効です。長期的な目標を見据えたうえでそれを月単位に分解し、その月に何をやるのか具体的にすることで目標がよりメジャラブル(測定可能)になります。また、小分けにした月単位の目標を達成することで満足感も得られます。

1年の目標なんて大きすぎて決められないという人は、まず毎月月間目標を立てることを積み重ねていってみてください。それを1年間続けることで長期的な目標が見えてくると思います。

できれば仕事のこととプライベートのことの両方を挙げましょう。「好きな作家の本を1冊読む」とか、「家族と外食する」とか、「資格の本を1章だけ勉強してみる」とか、自分が少しでも良くなるように「やりたい」と思ったことを「やる」と決めるのです。このとき、達成するのに無理のない目標にするのがコツです。

1年の目標は、まず毎月月間目標を立て、さらに日、時間に落としこむ

やることを、少し多めに用意しておく

やることを、少し多めに用意しておく

時間が足りないことが、時間管理がうまくいかない最大の理由だと思われがちですが、実際はその反対です。ビジネスの法則で「仕事量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすために膨張する」という言葉がありますが、人は使えるだけの時間を使って仕事をしてしまうものなのです。

もちろん、時間をたっぷり取って丁寧にやらなければならない仕事はありますが、仕事ができる人は時間の使い方と物事の本質を知っているため仕事が速く、短時間で質の高い仕事をするもの。忙しい人のところにより多くの仕事が集まるのは、そのためです。

質を落とさずにより多くのアウトプットができるようになるためには、決まった時間内にどんどんやっていく習慣をつけることです。そのためには、仕事を少し多すぎるかなというくらい用意しておきましょう。

次の仕事をどんどんこなしていき、それでも時間があれば、頼まれた仕事の周辺のこともやってみたり、関連事項を調べてみたり、付加価値を高める努力をしていけば、同じ仕事でもやるべき作業はどんどん広がると思います。

仕事を少し多めに引き受ける。引き受ける仕事がない場合は、周辺情報や関連事項を調べる。

次ページでも引き続き、「時間力」を身につける具体的な方法を学びます。

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公開日:2013年2月19日
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