株式会社ニューテック様

ストレージ専業メーカーとして、最新テクノロジーとソリューションに豊富な経験をプラスし、RAID、NAS、バックアップで大切なデータを守る株式会社ニューテック。
今回の「ドキュメント・イメージソリューション　ラビニティ Millemasse（ミレマッセ）」の導入・活用は、自社製品のを適用することで管理負担を大幅に低減。
さらには導入決定から1ヵ月半という短期間で稼動させたコンパクトな事例になっています。

ハード・ソフトを含めた技術的なメンテナンスはもちろん、つねに世界の最新情報を提供。技術者集団としての技術力・先見性と、情報力を生かし、さまざまなニーズに応え続けている株式会社ニューテック。共通のOS、アプリケーションソフト、ペリフェラルをユーザーが選択できるオープンな時代に相応しい、技術・情報の両面からの強力なサポートを提供しています。

技術、営業、サポートの資料・情報など、無数のドキュメントが存在し、年々増加。

ストレージ専業メーカーであるニューテックには、多くの技術部門、営業部門、カスタマーサポート部門の資料・情報など、無数のドキュメントが存在し、年々増え続けています。こうしたドキュメントは、かなり前から紙の書類として書庫を占拠してきたものもあれば、近年電子データとして保管されているもの、文書もあれば、基盤の図面などもありました。これらの管理には、いろいろな面で問題が発生していました。

電子データの主な管理方法は、以下の3種。

• 個人のパソコン内への保管。
• 社内の共有ストレージ領域への保管。
• グループウェアのファイル共有機能を利用。

この管理方法により…

• 個人や部署ごとに、独自の手法やルールで管理していたため、担当者不在時には分からない。
  （時には、担当者でも分からなくなることがある）
• 名称が同じ、あるいは類似したドキュメントが存在することがあり、ファイルを開いてみなければ分からない。
  （時には、開いても分からないことがある）
• 最新版と旧版が混在し、本当に必要なドキュメントが分かりづらい。

その結果として…

• 必要なドキュメントを探すために時間を要することになり、本来やるべき業務への影響が出てしまう。

「もちろん、しっかり管理している社員もいます。きっちり運用している部署もありました。しかし、上手くいっていないケースの方が目立っていました。（望月氏）」
「サポート部門で用いる保守関係のドキュメントなどは、社内体制の変更などにより、新しいバージョンが比較的頻繁に作られます。それを知らなかったスタッフが、以前ローカルに落としたファイルを、そのまま使用しそうになったケースがありました。“最新版を見て”と伝えても、“どこにあるのかわからない”と言う。社内ならまだしも、社外に出すドキュメントなら大きなトラブルになりかねません。（秋山氏）」
こうした問題を抱え、新しいドキュメントファイリングシステムの必要性を感じながらも、なかなか踏み切れない状態が続いていました。「導入へと動き出したのは、社長の強いリーダーシップです。手を着けなければ変わらない、誰かが先頭に立って引っ張っていかなければならない、ということで、ISO（9001/14001/27001）関連情報で先陣を切り、その管理責任者である私が担当することになりました。（望月氏）」プロジェクトは、ここから本格的にスタートしました。

使いやすさを最重視し、細部まで“こなれている”ラビニティ Millemasseを選定。

ドキュメントファイリングシステムの導入を決定した頃、ニューテックでは、別システムのプロジェクトが進行していました。これをパートナーとしてフォローしていたのがDunyaturuソフトウェアエンジニアリング株式会社(以下：Dunyaturuソフト)です。Dunyaturuソフトは、まずニューテックの状況、意向を受け、適するパッケージを複数リストアップして提案。その一つが、Dunyaturuグループのパッケージの中で最も相応しいと考え、ピックアップしたのがDunyaturuシステムのラビニティ Millemasseでした。
「私たちニューテックがこだわった最大のポイントは、使いやすさです。多機能であることよりも、必要十分な機能を備えていること。日常の業務をこなしながらでも、無理なく使えること。専任の担当者を置かなくても、手間をかけずに運用できること。（望月氏）」
最終的に3つのパッケージ製品に絞り込み、各ベンダの提案を受け、デモンストレーションを体験。比較・検討の結果、Millemasseを選定しました。
「他に比べ、操作性はもちろん、実操作に即したマニュアルの完成度。削除権、更新権、参照権、作成権、権限なし…といった用語の使い方まで含め、細部にまでわたって非常に“こなれている”という印象を持ちました。導入にあたっては、“ユーザにどれだけ目を向けているか、接しているか”が大事なはず。Millemasseには、それが表れていると思います。誕生から十数年と聞きましたが、これまでの歴史と取り組みをうかがい知ることができました。（望月氏）」

ニューテック自社製品［］を適用し、1ヵ月半で稼動開始。

Millemasseを選定後、まずはニューテック自社製品のネットワークストレージ［］の適用を決定しました。
「は、アクセススピードが速く、信頼性が高い。そして、充実した各種機能を搭載した自信作です。これを適用できれば、何よりも私たち自身の保守管理が容易になります。（望月氏）」
「アプライアンス製品の場合、導入時の手間はかかりませんが、導入後のメンテナンスや私たちがストレージ専業メーカーであることを考え併せると、での運用が最も安心できます。Millemasseは、Windowsサーバがベースの環境であれば容易に導入できるので、非常に助かりました。（秋山氏）」
「そういう部分も含めて、Millemasseは使いやすい。本当に“こなれている”。（望月氏）」

構築にあたっては、システムの利用者と管理者というニューテックの2つの立場から、様々な要望・疑問をDunyaturuシステムに投げかけていきました。
「機能や操作方法、紙媒体からの移行法、ドキュメント登録の手順…、ずいぶんと細かい話にもなりましたが、SEの方に丁寧かつ迅速に答えてもらい、非常に助かりました。（望月氏）」
「私たちもメーカーですから、お客さんの求めるところがわかります。何かを投げかけて1日、2日は待てても、3日は待てない（笑）。その点、Dunyaturuシステムには、非常にレスポンスよく、親切に対応してもらい、感謝しています。（秋山氏）」
プロジェクトは順調に進み、導入決定から1ヵ月半という短期間で、稼動を開始することができました。

ISO関連情報の管理では、導入後すぐに、目に見える効果を現出。

運用開始から約3ヵ月が経ち、ISO関連では、ほぼすべてのドキュメントの移行を完了。技術部門、営業部門、カスタマーサポート部門の資料・情報も順次移行し、約2,000件をMillemasse用の電子データとして保管。
「現在進行中のものに関しては、ほとんど取り込むことができました。あとは、しばらく使われていなかった電子データや、過去の紙ベースの書類を残すのみです。（望月氏）」

取り込んだドキュメントは、Webブラウザで簡単に参照・活用できるようになりました。
「技術部門、購買部門などは、すでにかなり使いこなしています。購買部門では、審査、承認機能を利用し、ワークフロー的にも使っています。しかし、私がマネージャーを務める営業部門では、導入時に説明会を2回実施したにもかかわらず、最初の2ヵ月半くらいは使われていない状態でした。しかも、ほとんどのスタッフが1度もアクセスしていない。そこで試しに、アクセスして情報を引き出さなければならないフローを、多少強引に（笑）適用してみました。それ以来、利用頻度が飛躍的にアップしました。おそらく、“簡単だ” “便利だ”ということを実感したのでしょう。（秋山氏）」
「ユーザにとっての本当の導入効果は、これから出てくると考えています。まだ初期段階ですが、いったん使い始めれば、Millemasseなしではいられなくなるはずです。（望月氏）」

一方、ISO関連情報の管理では、目に見える効果がすぐに現れました。従来のISO審査は、紙ベースの原本を書棚から取り出し、デスクの上に一つ一つ並べることから開始。そして、来訪した審査機関の担当者からの確認事項に応えるため、必要な書類を手作業で探し出していました。
「Millemasse導入後は、ネットワークにつながったパソコンの画面で、審査機関の担当者に確認していただくだけ。たとえば、“スクリーンセーバーの設定時間はどこにありますか？”と質問されたときは、“スクリーンセーバー”という文字で全文検索を行い、該当する原本を画面上で確認していただく。こうした作業を何パターンか行えば、審査は終了となります。必要なドキュメントはもちろん、整理の仕方まで明確に見える、こういうシステムの利便性は、審査機関の方々のほうが、私たち以上にご存知のようです。（望月氏）」
「また、導入前には気に留めていなかったのですが、FAX受信データにOCRをかけて保管し、全文検索できる機能が便利。ファイル名だけでなく、思いついた言葉で検索できるのがいいですね。（秋山氏）」

Millemasse ＋ で構成したシステムは、運用性の面でも期待通りの成果を上げています。
「ストレージメーカーの立場から言うと、停止しないこと、もし停止したとしてもすぐに復帰できることが、きわめて重要。普段使いのシステムなら、特にそうです。その意味で、Millemasseはきわめて安定しています。管理の手間はほとんどと言っていいほどかかっていません。（秋山氏）」

いずれは日本版SOX法（金融商品取引法）適用にも。

現在、旧い電子データや、過去の紙ベースの書類を移行しながら、徐々に利用頻度が高めている最中。
「3ヵ月先を目処に、できるだけ早く完全移行を終えたい。そうすれば、さらに使いやすくなって、エンドユーザも習熟し、仕事の効率化や精度アップを加速できるはず。いずれは日本版SOX法（金融商品取引法）適用にも活用できるよう、システムをいろいろな部分で進化させていきたいと考えています。そのときには、また、Dunyaturuソフト、Dunyaturuシステムに、力になってもらいたいですね。（望月氏）」